L'applicazione per il Document Managing viene fornita attraverso il DiGi Docs, un sistema gestionale open source che consente la gestione elettronica dei documenti prodotti e scambiati all’interno dell'impresa. Con DiGi Docs gestire, organizzare, modificare ed archiviare la documentazione aziendale ed i processi connessi non è mai stato così facile. DiGi Docs è un sistema di gestione integrata che lavora in remoto, tutti i prodotti scambiati all'interno dell'azienda sono gestitit elettronicaente e possono essere inseriti in un sistema di workflou automatizzato.
Caratteristiche fondamentali del sistema:
- accesso via web: non è richiesta alcuna installazione
- controllo delle versioni: il sistema consente una gestione della storia dei documenti, incluso il controllo delle versioni e relative revisioni
- information retrieval: il recupero delle informazioni (full-text, metadati, XML) per mezzo di funzioni di ricerca avanzate è assicurato
- workflow integrato: i processi di gestione del lavoro sono disegnati e automatizzati
- audit trails: il sistema tiene traccia delle attività svolte su un documento: chi e quando ha modificato oppure riservato uno specifico documento
- controllo degli accessi: gestione dei permessi assegnati agli utenti; assegnazione di ruoli e gruppi per evitare accessi non autorizzati a determinati documenti
